Digitales Studiomanagement: Auswahlkriterien digitaler Verwaltungssysteme

Mit der richtigen Software können Sie den Verwaltungsaufwand reduzieren, wie zum Beispiel Gebühren einziehen, Rechnungen verschicken, E-Mails automatisieren und die Mitgliederbindung erhöhen, indem Sie Ihre Software zur nahtlosen Einbindung der Mitglieder einsetzen.

Im Folgenden erläutere ich Ihnen Ziele von Studiomanagementsystemen und wie Sie die richtige Softwarelösung für Ihre Fitness- und Gesundheitsanlage auswählen. (Lesen Sie auch: 'Fitness UND Informatik')

Warum eine digitale Lösung?

Eine Verwaltungssoftware wird entwickelt, um den Betrieb einer Anlage zu vereinfachen. Von der Online-Terminplanung über die automatische Rechnungsstellung bis hin zu administrativen Aufgaben kann die Software alle Daten an einem Ort bündeln, damit Sie Ihr Unternehmen effizienter führen können.

Ohne eine Software für die Mitgliederverwaltung müssen alle Aufgaben von Fitness- und Gesundheitsanlagen separat erledigt werden.

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Sie kennen sicher folgende Situation: Ein neuer Kunde besucht Ihr Studio, Ihre Website oder ruft bei Ihnen an, um einen ersten Termin zu vereinbaren. Meist trägt man diesen neuen Interessenten mit Namen und ggf. auch mit der Telefonnummer und/oder der E-Mail-Adresse in einen Kalender ein.

Mit Klemmbrett und Kugelschreiber

Erscheint am besagten Tag der neue Kunde, bekommt er zunächst einen Anamnesebogen und sonstige Informationen mitsamt Klemmbrett und Kugelschreiber.

Der Kunde füllt diese Dokumente im besten Falle leserlich aus und gibt sie am Empfang oder bei der Trainerin oder dem Trainer ab. Sollte der neue Kunde in diesem Zuge Fragen zum Anamnesebogen haben – egal, welche – wendet er sich normalerweise hier noch mal an den Trainer bzw. die Trainerin.

Die erhobenen Daten werden dann am Computer vom Personal eingetippt. Wenn dann Eingaben nicht korrekt scheinen, wie zum Beispiel eine ungültige E-Mail-Adresse, muss noch mal nachgefragt werden. Anschließend muss der Trainer oder die Trainerin den Anamnesebogen in kurzer Zeit auswerten, um das Probetraining zu gestalten.

Prozess durch eine Digitalisierung optimieren

Diese Schritte benötigen häufig bis zu 30 Minuten, die natürlich von der Zeit des Kunden abgehen und das Personal in dieser Zeit blocken. Nun steht die Frage im Raum: Wie könnte dieser Prozess durch eine Digitalisierung optimiert werden, um einen Mehrwert für Mitarbeitende und Kundschaft zu schaffen?

Als Erstes wollen wir die einzelnen Schritte aus dem vorangegangenen Szenario extrahieren:

1. Registrierung eines Neukunden über Website oder Telefon
2. Anamnese und Information
3. Erfassung der Kundendaten im System
4. Auswertung der Gesundheitsdaten und Erstellung eines Probetrainings

Registrierung eines Neukunden über Website oder Telefon

Um die Registrierung eines Neukunden bzw. einer Neukundin über Ihre Website oder eine Telefonanfrage zu optimieren, bietet es sich an, auf der Firmenwebsite bereits ein Formular zur Erfassung der wichtigsten Kundendaten zu verwenden.

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Mit wichtigsten Daten ist hier gemeint, dass zum Beispiel die Adresse des Kunden zu diesem Zeitpunkt häufig nicht notwendig ist, da die Kommunikation eher über Telefon und E-Mail läuft. Auch Details zur Gesundheit wie Größe, Gewicht etc. sollten nicht in diesem Schritt abgefragt werden, um die Datenerfassung über die Website möglichst DSGVO-konform zu halten.

Diese Werte können Sie auch noch später im Anamnesebogen erheben. Sie benötigen also in diesem Formular nichts weiter als Vorname, Nachname, ggf. die Anrede, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und natürlich die Bestätigung, dass der Interessent bzw. die Interessentin mit der Erfassung dieser Daten und einem Rückruf bzw. Kontakt Ihrerseits einverstanden ist.

Um diesen Teilprozess möglichst einfach zu halten, würde Ihr Teammitglied, das eine Telefonanfrage entgegennimmt, einfach die Daten des Neukunden in dieses Webformular eintragen.

Im System werden diese dann gespeichert. Der Interessent bzw. die Interessentin erhält eine Bestätigungs-E-Mail, dass die Anfrage aufgenommen wurde und bekommt vielleicht in diesem Schritt auch schon direkt erste Terminvorschläge für ein Probetraining.

Anamnese und Information

Für eine digitale Anamnese existieren mehrere Möglichkeiten. Zum einen können Sie die Interessenten via E-Mail zu einem Online-Formular leiten, wo diese einerseits Kunden- sowie Vertragsinformationen erhalten und andererseits ihre Gesundheitsdaten angeben können. Sollten die Interessenten in diesem Schritt Nachfragen haben, können sie sich per E-Mail oder Telefon an Ihre Mitarbeitenden wenden.

Um diesen Teilprozess persönlicher zu gestalten und gerade um Nachfragen zur Anamnese besser beantworten zu können, empfiehlt sich die Erfassung der Gesundheitsdaten vor Ort. Hier verwenden Sie ebenfalls ein digitales Formular, was in diesem Fall aber nicht zwangsläufig online sein muss.

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Nutzen Sie zum Beispiel eine einfache Mobile-App, die eine Verbindung zum hausinternen Server hat und die Daten nicht durch das Internet schleusen muss.

Der Neukunde würde also vor Ort zum Beispiel ein Tablet anstatt eines Klemmbretts mit Papier bekommen, um dort seine Daten einzutragen. Ein besonderer Vorteil sei hier am Rande erwähnt: Ein digitales Formular kann deutlich nutzungsfreundlicher und selbsterklärender gestaltet werden als ein ausgedrucktes Blatt Papier. (Lesen Sie auch: 'Zufrieden dank App')

Erfassung der Kundendaten im System

Die Übertragung der Kundendaten in das System entfällt hier komplett, da sie ja bereits digital eingegeben wurden. Sie sparen also hier wieder die Zeit, die ein Teammitglied benötigen würde, um handschriftliche Angaben in den Computer abzutippen.

Auswertung der Gesundheitsdaten und Erstellung eines Probetrainings

Auch die Auswertung der Anamnese kann vom System zumindest schon vorbereitet oder speziell für den Trainer bzw. die Trainerin aufbereitet werden. Sei es die simple Berechnung des Body-Mass-Index (BMI) oder des Taille-Hüft-Quotienten (THQ) oder aber auch der Hinweis auf potenzielle Problemfelder durch Erkrankungen oder sonstige Beschwerden.

Auch die Kundenwünsche haben einen Einfluss auf den Trainingsplan: Mit dem Trainingsziel Gewichtsreduktion erfolgt ein anderes Training als mit dem Wunsch, Muskelmasse aufzubauen, oder dem Bestreben, verschiedene körperliche Beschwerden zu behandeln.

Verschiedene Mustertrainingspläne können dem System als Vorlage bereitgestellt werden, dieses wählt dann einen oder mehrere anhand der Anamnese aus und schlägt ihn/sie dann der Trainerin oder dem Trainer vor. Das spart nicht nur Zeit, die der Trainer in die Analyse des Bogens investieren müsste, sondern bietet auch mehr Möglichkeiten, um auf die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Kunden einzugehen.

Konzentrieren Sie sich auf das Kerngeschäft Ihres Fitnessstudios

Moderne Verwaltungssysteme können über das hinausgehen, was Sie tatsächlich in Ihrer Fitness- und Gesundheitsanlage benötigen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Ziele kennen, bevor Sie sich auf die Suche nach der passenden Software machen.

Wenn Sie sich im Klaren sind, was Sie mit einer Software zur Verwaltung einer Fitness- und Gesundheitsanlage erreichen wollen, können Sie die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse finden, von der mehrere Bereiche des Unternehmens profitieren.

Neben der Mitgliederverwaltung, der Terminplanung und Kursbuchung in einem Fitnessstudio ist die Verwaltung einer Fitness- und Gesundheitsanlage in der Regel mit einer Vielzahl von administrativen Aufgaben wie Verträgen, Rechnungen, Abrechnungen, Kündigungen und Zahlungen verbunden.

Die Software für die Verwaltung von Fitnessstudios sollte die gesamte Rechnungsverwaltung an einer Stelle zusammenfassen. Denn wenn Sie einen Überblick über die Finanzen Ihres Studios haben, können Sie Prozesse ökonomischer gestalten und auf lange Sicht Geld sparen.

Ein wichtiges Ziel dieser Art von Software ist es, Ihr Team zu entlasten, damit es sich auf Ihre Mitglieder konzentrieren kann, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen. So sollte der Verkauf von Fitnessstudiomitgliedschaften, die Schaffung eines großartigen Kundenerlebnisses und die Erzielung fantastischer Mitgliederergebnisse im Fokus stehen können.

Fazit

In einer Welt, in der der technologische Fortschritt so schnell voranschreitet, kann es eine Herausforderung sein, Schritt zu halten. Doch Fitness- und Gesundheitsanlagen können ihr Geschäftspotenzial mithilfe von passenden Softwarelösungen zur ökonomischen Verwaltung maximieren.

Diese Art von Software geht über die bloße Verarbeitung von Mitgliedszahlungen und zusätzliche Verwaltungstools hinaus. Sie kann Ihnen helfen, alle Facetten des Geschäfts zu verwalten, Mitarbeitende zu entlasten, Mitglieder zu halten und zu binden und – was am wichtigsten ist – zu wachsen.