Ob abends auf dem Sofa oder zwischendurch mit dem Smartphone: Trainingsinteressierte melden sich heute dann, wenn es für sie passt. Sie erwarten schnelle Antworten und möchten direkt Probetrainings oder Studiorundgänge buchen.
Für Studioteams ist das ein Spagat: Einerseits sollen sie auf der Trainingsfläche präsent sein, andererseits laufen ihre Postfächer mit E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Anfragen über die Website voll. Wenn Anfragen erst am nächsten Tag beantwortet werden, ist die Motivation vieler Interessenten oft schon verflogen.
KI-Assistent als Einstieg in die Customer Journey
Genau hier setzt der KI-Assistent von ClubPlanner an. Er ist kein isolierter Chatbot, sondern Teil der Customer Journey. Auf der Website beantwortet er Standardfragen, fragt Trainingsziele ab und leitet Interessierte zur Terminbuchung im ClubPlanner-CRM weiter. Ein Probetraining oder eine Clubtour werden automatisch im Kalender eingetragen, sodass das Team mit einer klaren To-do-Liste in den Tag startet.
Automatisierte Sales Journey mit persönlichen Impulsen
Entlang der vordefinierten Sales Journey (siehe Abbildung 1) begleitet der Assistent den Kontakt weiter. Nach der Online-Buchung erhält dieser eine Bestätigung und eine Erinnerung, die beispielsweise per WhatsApp gesendet werden.
Nach dem Clubbesuch folgen weitere Nachrichten – vom Dankeschön bis zur Einladung zum Vertragsabschluss. Zögert der Lead noch, erhält er später einen neuen Impuls auf seinem bevorzugten Kanal.
Digitaler Retention-Coach stärkt Mitgliederbindung
Für bestehende Mitglieder übernimmt der Assistent die Rolle eines Retention-Coachs. Er erinnert an das erste Betreuungsgespräch, bedankt sich nach Trainingseinheiten, fragt nach Feedback und meldet sich, wenn jemand länger nicht im Studio war. Push-Nachrichten wie „Es ist gerade ruhig im Club – ideal für dein Training” holen Mitglieder im Alltag ab. Ob diese Impulse per E-Mail oder WhatsApp gesendet werden, lässt sich im System festlegen.
Klare Grenzen und transparente Kommunikation
Dabei bleibt Transparenz zentral. Der digitale Helfer stellt sich eindeutig als Assistent des Studios vor. Themen wie Kündigung oder Vertragsunterbrechung werden nicht automatisiert bearbeitet, sondern an das Team übergeben. Außerdem kann eingestellt werden, ab welchem Punkt ein Chat an Mitarbeitende übergeben wird oder ob Mitglieder einen Rückruf erhalten sollen.
Damit gewinnen Studios Zeit und verbessern die Qualität: Standardanfragen werden rund um die Uhr beantwortet, Leads gehen nicht verloren und Mitglieder erhalten genau dann eine Nachricht, wenn sie offen für Training sind. Der KI-Assistent ersetzt keinen Trainer, sondern schafft Freiräume für das, was vor Ort wirklich zählt: eine gute Betreuung und echte Gespräche.
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