Gesetzliche Vorgaben ändern sich regelmäßig – davon ist auch das Arbeitsrecht nicht ausgenommen. Wenn es um die Ausgestaltung von Arbeitsverträgen oder das Ausstellen von Kündigungen geht, ist es daher unerlässlich, alle Vorgaben und Neuerungen einzuhalten, damit rechtssicher gehandelt wird und klare Verhältnisse im Arbeitsverhältnis herrschen.
Neue Regelungen zur Nachweispflicht und Schriftformerfordernis
Die Digitalisierung hat längst Einzug in das Arbeitsrecht gehalten. Während Arbeitsverträge grundsätzlich auch ohne Schriftform gültig sind, galt bisher für den Nachweis der Arbeitsbedingungen zwingend die Schriftform.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat sich dies nun geändert. Arbeitgeber können die erforderlichen Angaben nun in Textform bereitstellen, was zu mehr Flexibilität und weniger Bürokratie führt.
Digitale Nachweisführung statt Papierflut
Wie bereits genannt, mussten bislang Arbeitsbedingungen schriftlich festgehalten werden. Arbeitgeber hatten zwei Möglichkeiten: Entweder wurden die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen direkt im Arbeitsvertrag aufgenommen oder auf einem separaten Dokument schriftlich bestätigt.
Durch das BEG IV ist dies nun auch in Textform möglich, womit die digitale Bereitstellung der erforderlichen Informationen ausreicht.
Die gesetzlichen Anforderungen sind jedoch nicht vollkommen aufgehoben. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Arbeitnehmer die Dokumente abrufen, speichern und ausdrucken können.
Zudem ist ein Empfangsnachweis erforderlich. Bleibt die Bestätigung des Arbeitnehmers aus, sollte weiterhin eine Übermittlung in Papierform erfolgen.
Ausnahme: Risikobranchen bleiben bei der Schriftform
Nicht für alle Branchen entfällt das Schriftformerfordernis. In Wirtschaftsbereichen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bleibt die Schriftform verpflichtend. Dazu zählen unter anderem:
- Baugewerbe
- Gastronomie
- Logistik
- Fleischwirtschaft
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde am 26. September 2024 vom Deutschen Bundestag verabschiedet. Die Zustimmung des Bundesrats erfolgte am 18. Oktober 2024 und die Verkündung im Bundesgesetzblatt am 29. Oktober 2024. Die wichtigsten Punkte des Gesetzes sind:
- Schriftformerfordernis für Nachweise entfällt, Textform reicht aus
- Arbeitgeber müssen Dokumente abrufbar, speicherbar und druckbar bereitstellen
- Schriftform bleibt bei Kündigungen und in Risikobranchen bestehen
Recht auf schriftlichen Nachweis
Unabhängig von den neuen Regelungen haben alle Arbeitnehmer weiterhin das Recht, vom Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung der Arbeitsbedingungen zu verlangen.
Dies bietet eine zusätzliche Sicherheit für Arbeitnehmer, die eine physische Dokumentation bevorzugen.
Schriftformerfordernis bei Kündigungen
Trotz der neuen Regelungen zur digitalen Nachweispflicht bleibt das Schriftformerfordernis für Kündigungen gemäß § 623 BGB unberührt. Dies bedeutet:
- Eine Kündigung muss eigenhändig vom Kündigenden (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer) unterschrieben sein.
- Elektronische Formen wie E-Mail, Fax oder Scan sind nicht ausreichend.
- Eine nicht schriftlich erfolgte Kündigung ist unwirksam.
- Die Kündigung wird erst mit Zugang beim Empfänger wirksam.
Besonderheiten beim Kündigungsschutz
Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gewährt Arbeitnehmern unter bestimmten Voraussetzungen besonderen Schutz:
- gilt für Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitern
- Arbeitnehmer müssen mindestens sechs Monate im Betrieb beschäftigt sein
- Der Arbeitgeber muss einen sozial gerechtfertigten Kündigungsgrund nachweisen (betriebs-, personen- oder verhaltensbedingt)
Begründungspflichten und besondere Kündigungsschutzregelungen
Eine ordentliche Kündigung muss nach dem KSchG begründet sein, die Begründung muss jedoch nicht im Kündigungsschreiben stehen. Arbeitnehmer können jedoch eine Begründung verlangen.
Bei einer fristlosen Kündigung (§ 626 BGB) ist ein wichtiger Grund erforderlich und eine schriftliche Begründung auf Verlangen zu liefern.
Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können weitere Begründungspflichten vorsehen. Besondere Schutzgruppen (z. B. Schwangere, Schwerbehinderte) dürfen nur mit Zustimmung der Behörden gekündigt werden.
In der Fitnessbranche existiert kein branchenweiter Tarifvertrag.
Hinweispflichten des Arbeitgebers bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Mit Wirkung zum 1. Januar 2003 wurden durch die Neufassung des § 2 Abs. 2 SGB III auch die Pflichten der Arbeitgeber erweitert.
Gemäß § 2 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 SGB III in der ab dem 31. Dezember 2005 bzw. 1. Januar 2009 geltenden Fassung sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmer frühzeitig über die Notwendigkeit eigener Aktivitäten bei der Suche nach einer neuen Beschäftigung zu informieren.
Zudem müssen sie auf die Verpflichtung zur Meldung nach § 38 Abs. 1 SGB III bei der Agentur für Arbeit hinweisen, sie hierfür freistellen und die Teilnahme an erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen ermöglichen.
Dies soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer von ihrer Obliegenheit zur Arbeitsuchendmeldung Kenntnis erlangen.
In Teilen der Literatur wird ein Schadensersatzanspruch gegen den Arbeitgeber diskutiert, falls dieser seinen Hinweis- und Aufklärungspflichten nicht nachkommt.
Eine herrschende Auffassung in der Rechtsprechung lehnt eine Schadensersatzpflicht jedoch ab, da eine verspätete Meldung nicht automatisch zu Nachteilen für den Arbeitnehmer führt.
Eine Haftung des Arbeitgebers könnte jedoch entstehen, wenn er eine fehlerhafte oder veraltete Formulierung zur Meldepflicht verwendet, die zu einer falschen Interpretation durch den Arbeitnehmer führt.
Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, korrekte und aktuelle Informationen zu übermitteln, sofern er eine Belehrung vornimmt.
Fazit
Die Digitalisierung erleichtert die Nachweispflicht für Arbeitgeber erheblich. Dennoch bleibt das Schriftformerfordernis in bestimmten Bereichen bestehen, insbesondere bei Kündigungen und in Risikobranchen.
Arbeitnehmer behalten das Recht auf eine schriftliche Bestätigung und der Kündigungsschutz bleibt weiterhin ein zentraler Bestandteil des Arbeitsrechts.
Mit diesen Neuerungen wird ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Arbeitsverträge gemacht, ohne die Rechtssicherheit der Arbeitnehmer zu gefährden. Arbeitgeber sind zudem nicht verpflichtet, in einer Kündigung explizit auf die Meldepflicht nach § 38 Abs. 1 SGB III hinzuweisen.
Wird ein solcher Hinweis jedoch gegeben, muss er inhaltlich korrekt und dem aktuellen Gesetzesstand entsprechend formuliert sein. Eine falsche oder veraltete Belehrung kann zu Fehlinterpretationen führen und unter Umständen eine Schadensersatzpflicht nach sich ziehen.
Um dieses Risiko zu vermeiden, ist es daher ratsam, auf eine Belehrung in der Kündigung zu verzichten und stattdessen die allgemeinen Informationspflichten außerhalb des Kündigungsschreibens zu erfüllen.
Arbeitsrecht 2025: Musterformulare & Fragen
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Für weitere Fragen zu diesen und anderen Themen steht zudem die Rechtsabteilung des DSSV e. V. zur Verfügung.
Diesen Artikel kannst du folgendermaßen zitieren:
Cihan, G. (2025). Was Arbeitgeber 2025 wissen müssen. fitness MANAGEMENT international, 2 (178), 60-62.
