Die Nutzung von Firmen-E-Mail-Accounts und digitalen Kommunikationsmitteln am Arbeitsplatz wirft regelmäßig nicht nur arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Fragen auf, sondern birgt erhebliche Sicherheitsrisiken.
Was darf der Arbeitgeber kontrollieren? Ist der Zugriff auf dienstliche und private Nachrichten erlaubt? Und kann eine unerlaubte Nutzung der IT-Infrastruktur sogar zur Kündigung führen?
Darf der Arbeitgeber auf dienstliche E-Mails zugreifen?
Grundsätzlich hängt das Zugriffsrecht des Arbeitgebers davon ab, ob er die dienstlichen E-Mails als rein geschäftliche Kommunikation betrachtet oder die private Nutzung erlaubt hat.
- Kein Zugriff auf dienstliche E-Mails ohne Grund: Arbeitgeber dürfen dienstliche E-Mails in der Regel nur dann einsehen, wenn dies zur Geschäftsführung notwendig ist, z. B. bei Abwesenheit eines Mitarbeiters oder zur Wahrung der IT-Sicherheit.
- Private Nutzung erlaubt? DSGVO und Telekommunikationsrecht beachten! Wenn der Arbeitgeber eine private E-Mail-Nutzung gestattet, könnte er als Telekommunikationsanbieter gelten (§ 3 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG) und unterliegt dann strengen Datenschutzvorgaben. Das würde bedeuten, dass eine Kontrolle privater Mails ohne ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters unzulässig ist. Dies stellt jedoch IT-Verantwortliche vor große Probleme – so dürfte hier u. U. weder ein Back-up angefertigt werden noch der Virenscanner oder die Firewall die Mails auf Schadsoftware prüfen.
Was gilt bei privater Nutzung von Firmen-E-Mail-Accounts?
Die private Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel ist nur erlaubt, wenn der Arbeitgeber dies gestattet oder zumindest duldet. Dabei gibt es einige arbeitsrechtliche Risiken:
- Verbotene private Nutzung kann eine Abmahnung rechtfertigen: Wer unerlaubt während der Arbeitszeit private E-Mails schreibt, riskiert eine Abmahnung.
- Exzessive private Nutzung kann zur Kündigung führen: Falls Arbeitnehmer die geschäftliche E-Mail-Adresse regelmäßig für private Zwecke nutzen oder vertrauliche Unternehmensdaten an Dritte weiterleiten, kann dies sogar eine fristlose Kündigung rechtfertigen.
Darf der Arbeitgeber private Nachrichten kontrollieren?
Die Kontrolle privater Kommunikation durch den Arbeitgeber ist aus datenschutzrechtlicher Sicht besonders heikel.
- Zugriff auf private Nachrichten nur mit ausdrücklicher Zustimmung: Arbeitgeber dürfen private E-Mails oder Chatverläufe, die über Firmenrechner oder Firmenhandys laufen, nicht ohne Zustimmung des Mitarbeiters einsehen.
- Keine anlasslose Überwachung gemäß Urteil des BAG: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 27. Juli 2017 (Az. 2 AZR 681/16) ist eine verdachtsunabhängige Kontrolle nicht zulässig. Arbeitgeber dürfen nur dann private Nachrichten einsehen, wenn ein konkreter Verdacht auf eine schwerwiegende Pflichtverletzung vorliegt.
Wann kann die Nutzung privater Kommunikationsmittel zur Kündigung führen?
Es gibt mehrere Szenarien, in denen die Nutzung privater E-Mails oder Messengerdienste zur Kündigung führen kann:
- Private Nutzung trotz ausdrücklichen Verbots: Wenn der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung die private Nutzung von Firmen-E-Mail-Accounts untersagt, kann eine wiederholte Missachtung zur Kündigung führen.
- Verletzung von Geschäftsgeheimnissen: Das unbefugte Weiterleiten von vertraulichen Informationen an private E-Mail-Adressen oder Messengerdienste stellt einen gravierenden Pflichtverstoß dar und kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen.
- Exzessive Nutzung privater Nachrichten während der Arbeitszeit: Wer sich regelmäßig über Messengerdienste wie WhatsApp oder Telegram mit privaten Nachrichten beschäftigt und dabei Arbeitszeit vernachlässigt, riskiert eine Kündigung.
Neben den arbeitsrechtlichen Risiken stehen erhebliche Sicherheitsrisiken und die Störung des Geschäftsablaufs.
- Austausch privater Nachrichten erfolgt oft mit unzureichend gesicherter IT: Private E-Mails oder Chatverläufe, die über Firmenrechner oder Firmenhandys laufen, werden häufig mit privaten Kontakten geführt, deren Geräte möglicherweise nicht durch eigene IT-Verantwortliche abgesichert sind. So wird der Firmenrechner oder das Firmenhandy zu einer Sicherheitslücke, vor der sich der Arbeitgeber hüten sollte.
- Vertragsabschluss mittels privater Nachrichten über die Unternehmens-IT: Private E-Mails, die mit der Firmen-E-Mail-Adresse verschickt werden, werden häufig nicht als privat verstanden. So kam es z. B. zu einem Vertragsabschluss zwischen einem Autohaus und einer Beschäftigten eines Unternehmens, die die gesamte Kommunikation mit dem Autohaus über ihre geschäftliche E-Mail-Adresse geführt hatte. Das Autohaus ging demnach bis zur Auslieferung und der Gegenzeichnung aller vertraglichen Unterlagen davon aus, dass das Unternehmen, nicht aber die Privatperson, einen neuen Wagen kaufen wollte.
- Private Fotos, Videos und Sprachnachrichten über die Unternehmens-IT: Die private Nutzung der IT-Ressourcen kann einen nicht unwesentlichen Platz an Bandbreite, Rechenleistung und Speicherplatz kosten. Die Zeiten, in denen nur Textnachrichten übermittelt wurden, lassen wir immer mehr hinter uns. Für den Arbeitgeber bedeutet das ein Wettrüsten, um den Sicherheitsstandard aufrechtzuhalten und um genügend IT-Ressourcen zu haben, damit die Masse an Daten verarbeitet werden kann.
Was sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten?
Für Arbeitgeber ist es wichtig, klare Regelungen zur Nutzung von Firmenkommunikationsmitteln aufzustellen, z. B. durch eine IT-Nutzungsrichtlinie. Arbeitnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass private Kommunikation während der Arbeitszeit eingeschränkt sein sollte und Verstöße ernste arbeitsrechtliche und sicherheitsrelevante Konsequenzen haben können.
Empfehlungen:
- Arbeitgeber: klare Regeln zur Nutzung von IT-Ressourcen im Unternehmen aufstellen, z. B. in einer IT-Sicherheitsrichtlinie. Geschäftliches sollte rein geschäftlich bleiben, Privates rein privat. In Zeiten, in denen alle Beschäftigten private Smartphones haben, sollte dies keinen Einschnitt in die Entfaltung der Persönlichkeit am Arbeitsplatz darstellen.
- Arbeitnehmer: Firmenkommunikation nicht für private Zwecke nutzen, sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt ist. Im Übrigen ist es in allen Unternehmen der IT-Administration möglich, Einsicht in alle Kommunikationsverläufe zu nehmen. Dies ist schon aus Sicherheitsaspekten wichtig, um Schadsoftware oder Betrugsversuchen von außen entgegenzuwirken.
Zu allen rechtlichen Fragen rund um den Studioalltag bietet die Rechtsabteilung des DSSV im Rahmen einer bestehenden Mitgliedschaft die Möglichkeit, eine kostenlose rechtliche Erstberatung mit Einschätzung der Rechtslage zu erhalten, beispielsweise nach Erhalt einer Attestkündigung, zur Überprüfung von Vertragsklauseln oder zu arbeitsrechtlichen Themen.
Diesen Artikel kannst du folgendermaßen zitieren:
Cihan, G., Diepold, M. (2025). Private Nutzung betrieblicher IT-Ressourcen. fitness MANAGEMENT international, 3 (179), 64-66.
