Stress & Zeitdruck als Herausforderung für Führungskräfte

Der Alltag eines Studioleiters ist in der Regel von vielerlei verschiedenen Aufgaben geprägt. Gerade wenn es mal wieder „viel“ oder sogar „zu viel“ wird, droht Überforderung. Oftmals kommt man in die Situation, dass man gar nicht weiß, mit welcher Aufgabe man anfangen soll. Wer unter Stress unstrukturiert arbeitet, läuft schnell Gefahr, den Überblick zu verlieren und in seiner Produktivität deutlich eingeschränkt zu werden, sofern er nicht über ein sehr gut ausgeprägtes Selbstmanagement verfügt. Und genau am eigenen Zeit- und Selbstmanagement hapert es in der Praxis oftmals.

In der Theorie existieren zahlreiche verschiedene Methoden, um die eigene Produktivität zu optimieren. Oftmals geht die Schere zwischen Theorie und Praxis aber genau hier weit auseinander. Es mangelt an Zeit, es ist zu viel gleichzeitig zu erledigen und es existieren Zweifel sowie Ängste bezüglich der praktischen Umsetzung. Eventuell fehlt auch das nötige Know-how bzgl. der Anwendung entsprechender Methoden. Im Folgenden wird deshalb eine simple und zeitsparende Produktivitätsmethode vorgestellt, die im Studioalltag problemlos eingesetzt werden kann: die Ivy-Lee-Methode.

Ursprung der Methode – nicht neu, aber immer noch brandaktuell
Die Ivy-Lee-Methode ist nicht neu, hat sich aber im praktischen Einsatz seit mehr als 100 Jahren bewährt. An ihrer Effektivität hat die Methode auch im Jahr 2018 nichts eingebüßt. Das extrem einfache und dabei hocheffiziente System der Tagesplanung bzw. der Organisation der täglichen To-dos wurde bereits 1918 von Charles M. Schwab praktiziert und hat sich im professionellen Management bis heute nachhaltig etabliert. Der Eigentümer der Bethlehem Steel Company (einer der damals größten Schiffsbauer bzw. Stahlproduzenten in den USA) war getrieben vom Ehrgeiz, immer besser zu sein als seine Konkurrenten. Schwab war stets auf der Suche nach praktischen Lösungen, wie er in seinem Unternehmen die Produktivität nachhaltig steigern konnte. „Stillstand ist der Tod jedes Unternehmens“ – dies war seine Devise, denn Produktivität spart langfristig nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld und Nerven.

Ivy Lee – ein Vorreiter, Querdenker und Innovator
Charles M. Schwab war unzufrieden mit der Produktivität seiner Mitarbeiter. Um sich selbst und seine Führungskräfte produktiver und effizienter zu machen, arrangierte Schwab ein Meeting mit dem damals schon renommierten Produktivitätstrainer Ivy Lee. Lee war selbst ein erfolgreicher Geschäftsmann und weithin bekannt im Bereich Public Relations. Im Rahmen des Meetings mit Ivy Lee stellte Charles M. Schwab die Frage, ob er nicht einen Tipp hätte, wie er und sein Team produktiver werden könnten. Die Antwort von Lee auf diese Frage war: „Geben Sie mir 15 Minuten mit Ihren Führungskräften.“ Schwab reagierte daraufhin: „Wieviel wird mich das kosten?“ „Wenn es nichts bringt, dann zahlen Sie mir gar nichts“, antwortete Lee, „und wenn der Tipp Sie und Ihr Team produktiver macht, dann schicken Sie mir im Anschluss einfach einen Scheck über den Betrag, der Ihnen dieser Tipp wert ist.“ Charles M. Schwab war damit einverstanden und so legten sie los.

Die Methode
Schwab versammelte seine Führungsmannschaft um Lee, der daraufhin dem Team seine Methode der Tagesplanung vorstellte. Die Methode umfasste die folgenden fünf Schritte:

Erstellen Sie eine Liste am Ende Ihres Arbeitstages
Am Ende eines jeden Werktages wird der folgende Tag geplant. Man schreibt untereinander die sechs wichtigsten Dinge auf, die am nächsten Tag unbedingt erledigt werden müssen. Es dürfen dabei nur maximal sechs Punkte auf der Liste stehen.

Priorisieren Sie diese Aufgaben
Diese sechs Aufgaben sollen nun nach ihrer Wichtigkeit geordnet werden. Die wichtigste Aufgabe steht oben, die unwichtigste Aufgabe unten.

Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit der wichtigsten Aufgabe
Jeder Mitarbeiter soll nun seinen Arbeitstag mit der Bearbeitung der wichtigsten Aufgabe, also der Aufgabe, die ganz oben auf der Liste steht, beginnen. Man soll nur diese Aufgabe bearbeiten und nicht aufhören, bis die Aufgabe erledigt wurde. Es soll so lange nicht zu der zweiten Aufgabe übergegangen werden, bis die erste abgeschlossen ist.

Arbeiten Sie die Liste der Rangfolge nach ab
Nun soll mit dieser Arbeitsweise bzw. Systematik weitergearbeitet werden. Die dritte Aufgabe auf der Liste wird erst begonnen, nachdem die zweite abgeschlossen ist. Mit dieser Methode fährt man so lange fort, bis die Liste abgearbeitet ist. Wenn nicht alle Punkte auf der Liste geschafft werden, erfolgt ein Übertrag auf die Liste des darauffolgenden Tages. Diese Aufgabenliste wird dann mit neuen Aufgaben wieder auf maximal sechs Aufgaben aufgefüllt.

Machen Sie diese Methode zu Ihrer täglichen Routine
Diese Verfahrensweise soll dann an jedem Arbeitstag wiederholt werden.

Das Ergebnis
Ivy Lees Methode klang simpel, was dazu führte, dass Charles M. Schwab ebenso wie sein Führungsteam zunächst skeptisch waren, ob das denn klappen würde. Aber sie wollten es versuchen. Drei Monate später rief Charles M. Schwab Lee wieder in sein Büro und überreichte ihm einen Scheck über 25.000 US$ (heutiger Gegenwert etwa 400.000 US$). Anhand dieser Summe kann man sich sehr gut vorstellen, wie enorm die Ergebnisse der Ivy-Lee-Methode für die Produktivität von Charles M. Schwab und dessen Mitarbeiter der Bethlehem Steel Company gewesen sein müssen.

Vorteile der Methode bei der praktischen Umsetzung im Studioalltag
Alles, was Führungskräfte in der Fitness- und Gesundheitsbranche zur praktischen Umsetzung der Ivy-Lee-Methode brauchen, sind täglich 15 Minuten Zeit, einen Stift, ein Blatt Papier und einen klaren Kopf. Die Konzentration auf die sechs wichtigsten Aufgaben des Tages sorgt dafür, dass die To-dos klar abgesteckt sind, was einen schnellen strukturierten Einstieg in den Arbeitstag ermöglicht. Single-Tasking, nicht Multi-Tasking lautet Ivy Lees Devise. Volle Konzentration auf Weniges, dafür aber Wesentliches – ohne Ablenkung – und dann heran an die nächste der sechs Aufgaben.

Diese Zeit ist sehr gut investiert, denn:
• die Methode ist einfach strukturiert und effizient in der Anwendung
• dieses Vorgehen erleichtert den täglichen Einstieg, spart Zeit und sorgt für eine klare Fokussierung
• sie zwingt Unternehmer förmlich dazu, harte Entscheidungen zu treffen und gezielt Aufgaben zu priorisieren sowie zu strukturieren
• diese Priorisierung fördert das Single-Tasking bzw. sorgt für mehr Klarheit und Transparenz
• eine bessere Effizienz und Organisation steigert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch die eigene Motivation und die der Mitarbeiter

Fazit und Relevanz für die Praxis
Das Wichtigste an dieser Methode ist, dass unnötige „Zeitfresser“ durch das Priorisieren bereits zu Beginn eliminiert werden. Dadurch, dass nur die sechs wichtigsten Aufgaben den Sprung auf die tägliche To-do-Liste schaffen, lernen Führungskräfte automatisch zwischen dringenden bzw. wichtigen Aufgaben (die meist keinen Aufschub dulden) und unwichtigeren, weniger dringlichen Problemen und Herausforderungen zu unterscheiden. Dieses Vorgehen sorgt dafür, den Überblick auch im stressigen Studioleiteralltag nicht zu verlieren und sich sowie die eigenen Mitarbeiter effizient und produktiv zu führen. Alles in allem ist die Ivy-Lee-Methode wirklich sehr einfach in der Handhabung und spart Zeit, Geld und Manpower, sofern man diese Produktivitätsmethode in der Praxis effektiv einsetzt. Produktiv können Führungskräfte aber langfristig nur bleiben, wenn sie nicht nur effizient arbeiten, sondern auch die eigene Work-Life-Balance im Auge behalten.

Buch-Tipp
Wie Führungskräfte den Spagat zwischen Be- und Entlastung bestmöglich realisieren können, vermittelt David Allen anschaulich in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag“. Das Buch des Bestsellerautors ist ein absolutes Must-have für jeden, der sich selbst (noch) besser managen möchte. Hier spielen persönliches Time-Management, Stressresistenz und tägliche Arbeitsroutinen und Rituale, wie beispielsweise die Ivy-Lee-Methode (als effizienter Einstieg in den Arbeitstag), eine tragende Rolle.

www.dhfpg-bsa.de

Auszug aus der Literaturliste
- Allen, D. (2011). Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag. München: Piper.
- Seltmann, O. & Huhn, G. (2012). Den Tag meistern: Mit dem einfachsten System der Welt – Der 6-Punkte-Liste (Tageskalender, New Edition). Beziehbar über: https://www.amazon.de/Den-Tag-meistern-gr%C3%BCn-6-Punkte-Liste/dp/3942831589

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